まだ"売上が上がらない仕事"を自分でやってるんですか？｜セミナー事務局のはじめ方・完全ガイド

こんにちは、実原です。

セミナー講師の方とお話ししていると、ほぼ必ず出てくる言葉があります。

「気づいたら、一日が"事務"で終わってました」

申込の確認、入金チェック、問い合わせの返信、動画のアップロード、決済システムの設定。

やってもやっても、終わらない。

そして夜になって、ふと思うわけです。

「あれ、今日って、売上に繋がること、なにかやったっけ…？」

……。

はい。今日は、この話です。

「セミナー事務局のはじめ方・完全ガイド」と銘打っていますが、いきなり"やり方"の話はしません。

その前に、もっと大事な話があるんです。

それは——あなたが今やっているその仕事、本当にあなたがやるべき仕事ですか？ という話。

まず、「2種類の仕事」を分けるところから

言葉を1つだけ、決めさせてください。

仕事には、2種類あります。

たとえば、集客する。セールスする。セミナーで登壇する。新しいコンテンツを作る。

これは全部、やればやるほど売上が伸びる「生産性のある仕事」です。

一方で、入金を1件ずつ確認する。リマインドを送る。録画をアップする。「ログインできません」に返信する。

これは……どうでしょう。

やらないと回らない。でも、どれだけ丁寧にやっても、売上は1円も増えません。

これが「生産性のない仕事」です。

念のため言っておくと、「生産性のない仕事」＝「価値のない仕事」ではないですよ。

やらないとセミナーは回らない、大事な仕事です。

でも——それをやる人は、あなたじゃなくていい。 ここがポイントなんです。

そもそも「セミナー事務局」って、何をする人？

ここで、セミナー事務局の正体を、一言で言います。

セミナー事務局＝あなたの「生産性のない仕事」を、まるごと巻き取る人。

これだけです。

「事務局って、具体的に何をしてくれるの？」とよく聞かれます。

細かい業務を挙げればキリがないのですが（申込管理、決済設定、リマインド配信、当日のZoom運営、アーカイブ公開、受講生対応、精算…）、

本質はシンプルで、さっき挙げた"やっても売上が上がらない仕事"を、ぜんぶ肩代わりする存在なんです。

逆に言うと、です。

事務局は、あなたの代わりに登壇はできません。あなたの代わりにセールスもできません。

つまり、こういう役割分担になります。

「生産性のある仕事」はあなたにしかできない。だから、あなたはそこに集中する。 「生産性のない仕事」は、事務局に渡す。

これが、セミナー事務局という仕組みの正体です。

まず、自分の「生産性のない仕事」を全部、書き出す

「事務局に任せたほうがいいのは分かった。でも、何を頼めばいいのか分からない」

これ、本当によく聞きます。たぶん、一番多い質問です。

答えはシンプルで、まず"自分が今やっている仕事"を、ぜんぶ紙に書き出すことから始めます。

1日のなかで、1週間のなかで、あなたが手を動かしていること。

ちょっとやってみましょうか。たとえばセミナーを1本やるだけで、こんな仕事が発生しているはずです。

• 申込フォームを作る
• 申込が入ったか確認する
• 入金されたかチェックする
• 「入金まだですよ」と連絡する
• リマインドメールを送る
• 当日Zoomを立ち上げて、参加者を入れる
• 録画する
• 録画を編集して会員サイトにアップする
• 「動画どこですか？」に返信する
• アンケートを送る
• 売上を集計して報告する

……書き出すと、けっこうな量ですよね。

そして、ここに挙げたもの。

ほぼ全部、「やっても売上が上がらない仕事」です。

つまり、ほぼ全部、あなたがやらなくていい仕事なんです。

書き出すと、これが目に見えます。「うわ、自分こんなに抱えてたのか」と。

まずは、そこからです。

ここでつまずく。「任せていい仕事/ダメな仕事」の線引き

さて、ここからが本題です。

書き出した仕事を「任せるもの」「自分でやるもの」に仕分けていく。

ところが、ここでほとんどの講師がつまずきます。線引きを、間違えるんです。

よくある間違いを、4つ紹介します。これが分かると、「何を頼めばいいか分からない」は、かなりスッキリします。

罠①：他の人でもできるのに「自分にしかできない」と思い込む

これが、一番多いです。

「いや、この対応は私じゃないと」「このニュアンスは私にしか出せない」。

そう思っている仕事の、実はほとんどが、他の人でもできます。

入金確認、リマインド、動画アップ、よくある質問への返信。

冷静に見ると、手順さえ渡せば誰でもできる仕事だったりするんです。

「自分にしかできない」と思い込んでいるだけ。このケースが、本当に多い。

先日も、ある講師さんがこう言っていました。「受講生からの"ログインできません"は、私が直接対応しないと不安で」と。

でも、よくよく聞いてみると、返している内容はいつも同じ。「こちらのURLから、登録したメールアドレスでログインしてください」。

……それ、手順書を1枚つくれば、誰でも返せますよね。

本人は"自分にしかできない神対応"のつもりが、実は誰でもできる定型対応だった。本当に、よくある話なんです。

罠②：「めんどくさいから、自分でやっちゃおう」

これも、ダメなパターン。

人に説明するのがめんどくさい。お願いする時間で、自分でやれちゃう。

……気持ちは、めちゃくちゃ分かります。僕も昔は、全部抱え込んでいました。

独立したての頃は、入金確認も、メール返信も、動画編集も、ぜんぶ自分。一日中パソコンに張りついて、夜には「今日もよく働いた」と、妙に満足していたんです。

でも、ある日ふと我に返りました。

「これ、めちゃくちゃ動いてるのに、売上ぜんぜん増えてないぞ」って。

……動いていた仕事の9割が、生産性のない仕事だったんです。

でも、それを続ける限り、あなたは一生その仕事から解放されません。

「自分でやったほうが早い」は、未来の自分の時間を食いつぶすんです。

1回ちゃんと説明すれば、次から100回ぶん、手が空く。そう考えてみてください。

罠③：逆に、自分にしかできない仕事を、人に任せようとする

今度は、逆の間違いです。

これも、たまにいます。

たとえば——ブログの更新。

これ、事務局には書けません。だって、あなたの言葉で、あなたの考えを発信するものだから。

ほかにも、セールス、コンテンツの中身、商品の設計。

こういう「あなたの頭の中から出てくるもの」は、どれだけ優秀な事務局でも代われないんです。

「ブログ書いといて」「メルマガ考えといて」と振って、出てきた文章を見て「うーん、なんか違う」。

そりゃそうです。あなたの頭の中は、あなたにしか出せないんですから。

ここを丸投げしようとすると、必ず失敗します。

罠④：「自分にしか答えられない問い合わせ」を、丸投げする

最後が、これ。ちょっと細かいけど、すごく大事な話です。

たとえば、受講生から「講座のこの部分、どういう意味ですか？」と質問が来たとします。

講座の中身に関する質問。これ、事務局が"回答"を作ることはできません。

だって、答えを持っているのは、講師であるあなただけだから。

じゃあ事務局は何もできないのか。そうではないんです。

事務局ができるのは、「講師はこう言っています」と伝える"お使い"の部分。

あなたが回答を作る → 事務局が、それを丁寧な文章にして、適切なタイミングで返す。

この分担なら、うまくいきます。「中身はあなた、伝え方は事務局」。

ここを勘違いして「質問対応も全部やっといて」と丸投げすると、トンチンカンな返信になって、逆に信頼を失います。

——どうでしょう。

この4つの線引きができると、書き出したリストが、スッと2つに分かれていくはずです。

じゃあ、実際にどう仕分けるか

考え方は、これでOKです。

あとは、手を動かすだけ。やることを、ステップにしました。

ステップ1：まず、「できるけど、やらない」を決める

書き出す前に、ひとつだけ。

あなたが今、いろんな雑務を自分でやっているのは、たぶん——「自分でできるから」ですよね。

入金確認も、メール返信も、動画アップも。やろうと思えば、できる。だから、やっている。

でも、ここが諸悪の根源なんです。

「できるから、自分でやる」。これを続ける限り、あなたはずっと、今のまま。現状維持です。

僕も、まったく同じでした。「これくらい自分でやれる」と全部抱えて、同じ場所で足踏みしていました。

なぜ、進まなかったか。

——手がふさがっている人のところには、新しいものが入ってこないからです。

両手に荷物を抱えたまま「もっと大きな仕事をつかみたい」と言っても、つかめません。だって、手が空いてないんだから。

だから、最初にやるのは"増やす"ことじゃない。「空白をつくる」ことです。

やらなくていい仕事を手放して、空っぽの時間をつくる。そこに初めて、登壇も、セールスも、新しい挑戦も、入ってくる。

……「できるけど、やらない」。

まずこれを、覚悟として決めてください。ここが決まらないと、この先の仕分けは、ぜんぶ「でも、自分でできるしな」で終わります。

ステップ2：やっている仕事を、ぜんぶ書き出す

ここから、手を動かします。

といっても、これはさっきやりましたね。1日、1週間で自分が手を動かしていることを、紙に全部出す。

まだの人は、ここで一度、書き出してください。頭の中だけだと、絶対に仕分けできません。

「見える化」した時点で、もう半分は終わったようなものです。

ステップ3：「自分にしかできない仕事」に、×をつける

書き出したリストを、上から見ていきます。

最初に探すのは、"あなたにしか、できない"仕事。

登壇、セールス、商品の設計、コンテンツの中身、ブログ。あなたの頭の中から出てくるものです。

これに、×（バツ）をつけます。

×は、「これは手放さない」という印。あなたが、これからも握っていく仕事です。

ここで、さっきの罠①を思い出してください。「自分にしかできない」と"思い込んでいるだけ"の仕事を、ここに混ぜないこと。

本当に、自分にしかできないか？ 手順書を1枚渡したら、誰かが代われないか？ 一個ずつ、正直に問いながら、×をつけていきます。

ステップ4：「丸投げでも回る仕事」に、◎をつける

×以外の仕事を、もう一度見ます。

そのなかで、"説明しなくても、丸ごと渡せそうな仕事"に、◎（二重丸）。

「セミナー運営が分かっている人なら、いちいち言わなくても回してくれるな」というもの。

申込管理、リマインド配信、当日のZoom運営、アーカイブ公開、精算。

◎は、いちばんラクに手放せる仕事です。ここが多い人ほど、時間が一気に空きます。

ステップ5：「教えれば任せられる仕事」に、◯をつける

最後に、◎ほどじゃないけど——こちらが手順を一度渡せば、任せられる仕事。

これに、◯（丸）。

「最初に1回だけ教えれば、次からは任せられるな」というものです。

1回説明する手間は、かかります。でも、思い出してください。罠②の話です。

1回ちゃんと説明すれば、次から100回ぶん、手が空く。

◯は、"今だけ"ちょっと面倒で、"この先ずっと"ラクになる仕事です。

——これで、リストが3つの印に分かれました。

×（自分でやる）。◎（丸投げで任せる）。◯（教えて任せる）。

そして、×以外。◎と◯をつけた仕事は、ぜんぶ、あなたの手から離していい仕事です。

書き出すと、たぶん驚きますよ。「×、こんなに少ないの？」って。

……はい。あなたが本当にやるべき仕事は、思っているより、ずっと少ないんです。

あとは、この◎と◯を、「誰に」渡すか。

じゃあ、誰に任せる？ 事務局を持つ3つの方法

仕分けができたら、最後は「誰に任せるか」です。

大きく、3つの方法があります。

1つ目。自分で人を雇う。

スタッフを雇って、教えて、任せる。ただ、これは"育てるコスト"がかかります。教える時間も、お給料も、管理も。最初は、けっこう重いです。

2つ目。バラバラに外注する。

動画編集はこの人、デザインはこの人、と単発でお願いする。身軽ですが、「全体を見てくれる人」がいないので、結局あなたが指揮を取ることになります。

3つ目。セミナー事務局に、まるごと任せる。

申込から決済、リマインド、当日運営、アーカイブ、精算まで。一連の流れを、丸ごと預ける方法です。「セミナー運営」という文脈をわかっている人に任せられるので、いちいち説明しなくていい。ここが、一番ラクです。

判断に迷ったら、こう考えてみてください。

あなたの1時間は、いくらの価値がありますか？

登壇やセールスに使えば、何万円も生む1時間かもしれない。その同じ1時間を、時給に換算したら数百円ぶんの入金確認に使っている。

……もったいない、と思いませんか？

どれが正解、という話ではありません。

ただ、「あなたが"生産性のある仕事"に一番集中できる方法はどれか」で選んでほしいんです。

その石、もう自分でどかすの、やめませんか

ここまで読んで、

「書き出してみたら、生産性のない仕事ばっかりだった」 「これ、自分でやってる場合じゃないな」

そう思ったなら、もう答えは出ています。

あなたが「やらなきゃ」と抱えていた生産性のない仕事は、ぜんぶ手放していい。

そしてあなたは、登壇とセールスとコンテンツ作り——売上が上がる仕事だけに、集中する。

最後に、正直なことを1つ。

事務局に任せても、あなたの代わりに売上を作ってくれるわけではありません。

売上を作るのは、いつだって、あなた自身の「生産性のある仕事」です。

事務局は、あなたがその仕事に集中できるよう、邪魔な石をどかす役。

その石、もう自分でどかすの、やめませんか。