会社のメールにも「保守メンテ」が要ります。任された会社のメールで、毎日やっていること

ホームページは、制作会社に頼んで点検してもらう。

でも、会社のメールは、作ったときのまま。

そんな会社が、ほとんどではないでしょうか。

当社では、メンテナンスを任された会社のメールを、毎日見ています。

やっていることは、大きく3つです。

1. 毎朝、詐欺メールの送り元を受信拒否する

毎朝、届いた迷惑メール・詐欺メールを確かめて、送り元を受信拒否のリストに入れています。

詐欺メールは、送り元のアドレスを次々に使い捨てます。

1つ止めても、次の日には別のアドレスから届きます。

だから、新しい送り元が出てくるたびに、毎朝止め続けます。

サポートしている会社様の中には、「海外のお客様はいない。海外からメールが届くはずがない」という会社もあります。

そういう会社では、中国のドメイン（アドレスの末尾が .cn）から届くメールを、まとめて受信拒否にしています。

見ていて分かったのは、社長の名前を名乗る詐欺メールが、ほぼ毎日届いていることです。

ある会社では、4か月ほどで約107通。

差出人の名前は社長本人。でもアドレスは、まったく関係のない海外のものです。

2. 自社のメールアドレスを使った「なりすまし」を確かめる

1つ目の詐欺メールは、差出人の名前だけを社長にしたものでした。アドレスを見れば、関係のない海外のものだと分かります。

もっとやっかいなのは、差出人のアドレスまで、自社のものになっている詐欺メールです。

※ 山田太郎は説明のための仮の名前です。

アドレスまで自社のものだと、受け取ったお客様や取引先には、本物と見分けがつきません。

御社が出していないのに、御社のアドレスから詐欺メールが届くことになります。

これは、設定で止められます。

ただ、いきなり強くすると、本物のメールまで止まってしまうことがあります。

ホームページのお問い合わせフォーム、メルマガの配信サービス、予約システム。御社のアドレスでメールを出している仕組みは、意外とたくさんあるからです。

そこで、メールを受け取った側から届く「報告」を読みます。

ある会社では、4か月分・70通の報告を集計しました。

本物が全部通っていると確かめてから、なりすましを迷惑メールのフォルダに入れる段階に上げました。

確かめてから一段ずつ上げるので、本物のメールが届かなくなる事故を防げます。

3. もう使っていないサービスの設定を片づける

メールの設定を見ていくと、昔使っていたサービスの設定が、そのまま残っていることがよくあります。

ある会社では、もう解約していたメール配信サービスが3つ、設定に残っていました。

使っていないのに「このサービスから送ったメールは本物です」と言い続けている状態です。

そのサービスの側で何かあれば、会社の名前でメールを出されてしまうおそれがあります。

3つとも、本人に確かめてから消しました。

あわせて、使っていないドメイン（〇〇.com のような会社の住所）も見直しました。

サイトもメールもないのに、毎年更新し続けていたものが13個。

自動更新を止めて、年2万円以上の節約になりました。

4. 御社のメールは、誰が見ていますか？

ここまでの点検は、どれも「メールが届かない」「おかしい」と困ったときに始めたものではありません。

何も起きていないうちに、見ておく。

ホームページと同じで、メールも、作ったあとの手入れで差が出ます。